Versione 1.2 · Ultimo aggiornamento: 8 agosto 2026

Termini e Condizioni del servizio MenuXS

Contratto SaaS destinato esclusivamente a ristoranti, imprese, professionisti ed enti che utilizzano MenuXS per la propria attività.

1. Parti e accettazione

Il servizio MenuXS è fornito da 3SIGMA SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA SEMPLIFICATA, in forma abbreviata 3Sigma s.r.l.s. a socio unico, con sede legale in Via Antonio Viri 16, 00124 Roma (RM), Italia; C.F., numero Registro imprese e P.IVA 12847171001; Registro delle imprese di Roma; REA RM-1404631; capitale sociale €500,00 interamente sottoscritto e versato (“Fornitore” o “MenuXS”). Il soggetto che crea un negozio, attiva un piano o accetta questi Termini (“Cliente” o “Merchant”) dichiara di agire per finalità professionali e di avere poteri sufficienti per vincolare l'organizzazione indicata.

Il contratto si conclude quando il Cliente seleziona la casella di accettazione e attiva l'account o il piano. La versione accettata, data, utente e organizzazione devono essere registrati da MenuXS. Privacy Policy e Data Processing Agreement sono richiamati ma l'informativa privacy non costituisce consenso generale al trattamento.

2. Servizio

MenuXS mette a disposizione, secondo il piano scelto, strumenti per creare e pubblicare menu digitali, generare QR code, ricevere e gestire ordini, amministrare clienti e staff, configurare pagamenti e notifiche e consultare statistiche.

Funzioni, limiti e prezzi pubblicati nella pagina del piano sono parte dell'offerta. MenuXS può evolvere il servizio senza ridurne materialmente le funzioni essenziali durante il periodo già pagato. Funzioni beta, AI o anteprima possono essere modificate o ritirate e sono indicate come tali.

3. Account e sicurezza

• Il Cliente fornisce dati corretti e mantiene aggiornati contatti e informazioni di fatturazione.
• Owner e amministratori assegnano ruoli solo a persone autorizzate e rimuovono tempestivamente gli accessi non più necessari.
• Credenziali, OTP, token e link di accesso sono personali e non devono essere condivisi.
• Il Cliente informa senza ritardo MenuXS di accessi non autorizzati o compromissioni.
• Le azioni compiute dagli utenti autorizzati sono imputate al Cliente, salvo responsabilità inderogabili del Fornitore.

4. Prova, piani, fatturazione e rinnovo

L'abbonamento SaaS B2B è mensile ed è pagato tramite Stripe Subscription/Stripe Billing. Non prevede durata minima e si rinnova automaticamente ogni mese fino alla disattivazione del rinnovo.

Il Cliente può disattivare in qualsiasi momento il rinnovo automatico dell'abbonamento. La disattivazione impedisce gli addebiti relativi ai periodi successivi, ma non interrompe il periodo di abbonamento già pagato, che resterà fruibile fino alla relativa scadenza. Salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge o in caso di addebito erroneo o duplicato imputabile al Fornitore, gli importi già corrisposti non sono rimborsabili né frazionabili.

In caso di pagamento fallito MenuXS può applicare un periodo di tolleranza e poi limitare pubblicazione, ordini o funzioni premium. Prima di una sospensione definitiva viene dato ragionevole preavviso, salvo frode, rischio sicurezza o obbligo legale.

Le condizioni economiche definitive devono coincidere con il checkout Stripe e la pagina prezzi al momento della pubblicazione del contratto.

5. Pagamenti degli ordini

Quando il Merchant collega Stripe o altro fornitore, stipula anche il relativo contratto e resta responsabile di verifica account, chargeback, rimborsi, fiscalità e conformità dei pagamenti. MenuXS può trasmettere istruzioni tecniche e stato della transazione ma non custodisce i dati completi delle carte.

Le eventuali commissioni del payment provider sono separate dal canone MenuXS. Il Merchant decide politiche di rimborso e cancellazione degli ordini e deve comunicarle ai clienti finali.

6. Obblighi del Merchant verso i clienti finali

Il Merchant è l'unico responsabile di:

• identità, recapiti, licenze, autorizzazioni e informazioni obbligatorie dell'attività;
• accuratezza di prodotti, ingredienti, allergeni, prezzi, imposte, disponibilità, orari e costi di consegna;
• preparazione, qualità, sicurezza, confezionamento, consegna e assistenza sugli ordini;
• emissione di documenti fiscali e rispetto delle norme alimentari, consumeristiche e di commercio elettronico;
• propria informativa privacy e basi giuridiche per clienti, marketing e conservazione ordini;
• gestione di cancellazioni, reclami, rimborsi e diritto applicabile al rapporto col cliente.

7. Contenuti e licenza

Il Merchant conserva i diritti su menu, marchi, testi, immagini e dati caricati. Concede a MenuXS una licenza non esclusiva, mondiale e limitata alla durata del servizio per ospitare, riprodurre, adattare tecnicamente e mostrare tali contenuti esclusivamente per fornire, proteggere e migliorare il servizio secondo il contratto.

Il Merchant garantisce di avere i diritti necessari e di non caricare contenuti illegali, ingannevoli, lesivi, malware o dati personali non necessari. MenuXS può rimuovere contenuti manifestamente illeciti o rischiosi, informando il Merchant quando consentito.

8. Uso consentito

È vietato eludere limiti di piano, interferire col servizio, tentare accessi non autorizzati, effettuare scraping abusivo, rivendere account senza autorizzazione, usare il servizio per frodi o inviare comunicazioni illecite. Test di sicurezza richiedono autorizzazione scritta e rispetto della policy di disclosure.

9. Proprietà intellettuale MenuXS

Software, interfacce, documentazione, marchi e materiali MenuXS appartengono al Fornitore o ai suoi licenzianti. Il contratto concede un diritto limitato, non esclusivo, non trasferibile e revocabile di usare il servizio durante la sua validità. Non sono consentiti reverse engineering, copia o creazione di servizi derivati salvo quanto inderogabilmente permesso dalla legge.

10. Disponibilità, assistenza e modifiche

MenuXS adotta misure ragionevoli per continuità e sicurezza, ma non garantisce assenza assoluta di interruzioni. Manutenzioni programmate sono comunicate quando ragionevole. Eventuali SLA specifici valgono solo se inclusi nel piano o in accordo scritto.

L'assistenza è fornita attraverso i canali e negli orari pubblicati. Il Merchant deve collaborare fornendo informazioni riproducibili senza condividere segreti o dati eccedenti.

11. Protezione dei dati — nomina ex art. 28 GDPR

Per dati personali di clienti finali, ordini e contatti caricati o generati dal Merchant, quest'ultimo agisce come titolare e nomina 3Sigma s.r.l.s. responsabile del trattamento per la durata del servizio. MenuXS tratta i dati soltanto per erogare, proteggere, assistere e mantenere la piattaforma secondo istruzioni documentate, salvo obblighi di legge.

11.1 Oggetto e categorie

Oggetto: hosting e gestione di menu, ordini, clienti, notifiche e supporto. Interessati: clienti finali, prospect, staff e contatti del Merchant. Dati: identificativi, contatti, indirizzi, dati ordine, preferenze, log tecnici e identificativi pagamento; eventuali note possono contenere dati particolari che il Merchant deve minimizzare.

11.2 Impegni del responsabile

• assicurare riservatezza delle persone autorizzate;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio;
• assistere il Merchant per diritti, sicurezza, data breach, DPIA e consultazioni;
• notificare al Merchant violazioni relative ai suoi dati senza ingiustificato ritardo;
• mettere a disposizione informazioni necessarie a dimostrare conformità e consentire audit ragionevoli, coordinati e non lesivi di altri clienti;
• cancellare o restituire i dati alla cessazione, salvo conservazione richiesta dalla legge e cicli tecnici di backup;
• informare il Merchant se un'istruzione appare in violazione della normativa.

11.3 Sub-responsabili e trasferimenti

Il Merchant concede autorizzazione generale all'uso di sub-responsabili per infrastruttura, storage, messaggistica, pagamento, supporto e servizi tecnici. MenuXS mantiene un elenco pubblico aggiornato e comunica l'introduzione di nuovi sub-responsabili con almeno 30 giorni di preavviso, salvo sostituzioni urgenti necessarie per sicurezza o continuità. Il Merchant può formulare un'obiezione motivata in materia di protezione dei dati. MenuXS impone obblighi equivalenti e applica le garanzie richieste per i trasferimenti extra SEE.

Per l'importazione AI, la configurazione corrente utilizza OpenRouter come intermediario e impone Zero Data Retention per ogni richiesta. Il modello predefinito è Google Gemini; il parsing PDF può inoltre coinvolgere Cloudflare o Mistral AI secondo la configurazione effettiva. MenuXS registra per ciascun job modello, provider effettivo, regione dichiarata e parser, e può sostituirli per ragioni tecniche, qualitative, economiche, di sicurezza o disponibilità nel rispetto del DPA e degli obblighi di informazione applicabili.

12. Riservatezza

Ciascuna parte protegge le informazioni riservate dell'altra con cura almeno ragionevole e le usa solo per il contratto. Sono escluse informazioni pubbliche senza violazione, già legittimamente note, ricevute lecitamente da terzi o sviluppate indipendentemente. La divulgazione obbligatoria è limitata al necessario e, se consentito, preceduta da avviso.

13. Sospensione e cessazione

La disattivazione del rinnovo ha effetto alla scadenza del periodo mensile già pagato. MenuXS può sospendere per mancato pagamento, rischio sicurezza, violazione grave, uso illecito o obbligo dell'autorità. Salvo urgenza, viene dato preavviso e possibilità di rimediare.

Durante il periodo pagato il Cliente mantiene pieno accesso al servizio e alle funzioni di esportazione disponibili. Dopo la scadenza, l'account passa per 30 giorni in modalità sospesa o sola lettura, senza nuovi ordini o trattamenti operativi, salvo le funzioni necessarie all'esportazione e alla sicurezza. I dati vengono quindi cancellati o anonimizzati dai sistemi attivi entro ulteriori 30 giorni, con termine massimo ordinario di 60 giorni dalla cessazione.

I dati rimossi dai sistemi attivi vengono eliminati dai backup mediante la normale rotazione entro 90 giorni; i backup non sono ripristinati per finalità operative ordinarie e, in caso di ripristino di emergenza, le cancellazioni vengono riapplicate. Il Merchant può richiedere nel DPA la cancellazione anticipata rinunciando alla finestra di esportazione, fatti salvi i dati che il Fornitore deve conservare come titolare autonomo per obblighi legali, contestazioni o difesa.

14. Garanzie e responsabilità

MenuXS fornisce un servizio tecnologico e non garantisce risultati commerciali, volume ordini o correttezza dei contenuti del Merchant. Restano ferme le garanzie inderogabili.

Nella misura consentita dalla legge e salvo dolo, colpa grave, violazione di riservatezza, obblighi privacy inderogabili o diritti di proprietà intellettuale, la responsabilità complessiva di ciascuna parte derivante dal servizio è limitata ai canoni pagati o dovuti dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento. Sono esclusi danni indiretti, perdita di profitto o opportunità nella misura consentita dalla legge.

Questa clausola deve essere sottoposta a specifica approvazione ove richiesto dagli articoli 1341 e 1342 c.c. e validata rispetto al processo di adesione effettivo.

15. Indennizzo

Il Merchant tiene indenne MenuXS da pretese di terzi derivanti da contenuti, prodotti, allergeni, evasione ordini, uso illecito o violazione di obblighi del Merchant, salvo che la pretesa dipenda da inadempimento di MenuXS. La parte interessata informa tempestivamente l'altra e consente una difesa ragionevole.

16. Modifiche al contratto

Modifiche sostanziali sono comunicate con almeno 30 giorni di preavviso, salvo urgenze legali o di sicurezza. Se incidono materialmente sul servizio, il Cliente può recedere prima dell'efficacia. Il semplice proseguimento non sostituisce una nuova accettazione quando la legge o la natura della modifica la richiedono.

17. Comunicazioni

Le comunicazioni operative possono essere inviate all'email dell'owner o mostrate nella dashboard. Il Cliente mantiene un recapito valido. Comunicazioni privacy: privacy@menuxs.io; PEC: 3sigma@pec.it.

18. Legge applicabile e foro

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per controversie B2B è competente in via esclusiva il Foro di Roma, salvo competenze inderogabili. Le parti tentano prima una soluzione bonaria in buona fede.

19. Disposizioni finali

Il mancato esercizio di un diritto non costituisce rinuncia. L'invalidità di una clausola non incide sulle altre. Il Cliente non può cedere il contratto senza consenso, salvo cessione d'azienda; MenuXS può cederlo nell'ambito di riorganizzazione garantendo continuità degli obblighi. Termini, ordine/piano, Privacy Policy e DPA costituiscono l'accordo relativo al servizio.

20. Approvazione specifica

Nel flusso di sottoscrizione B2B deve essere prevista, se applicabile, specifica approvazione delle clausole su rinnovo automatico, sospensione, limitazioni, responsabilità, indennizzo, modifiche, cessione e foro competente, con registrazione della versione accettata.