Versione 1.3 · Ultimo aggiornamento: 2 settembre 2026

Informativa sulla privacy

Questa informativa spiega come vengono trattati i dati personali sul sito MenuXS, negli account professionali e durante l'utilizzo dei menu e del sistema di ordinazione.

Ruoli diversi a seconda del servizio. Per account, abbonamenti, sicurezza e comunicazioni proprie, 3Sigma s.r.l.s. opera come titolare del trattamento. Per i dati inseriti dal ristorante relativi ai suoi clienti e ordini, il ristorante è normalmente il titolare e MenuXS opera come responsabile del trattamento per suo conto.

1. Titolare e contatti

Il titolare per i trattamenti propri della piattaforma è 3SIGMA SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA SEMPLIFICATA, in forma abbreviata 3Sigma s.r.l.s. a socio unico, gestore del servizio MenuXS, con sede legale in Via Antonio Viri 16, 00124 Roma (RM), Italia; C.F., numero Registro imprese e P.IVA 12847171001; Registro delle imprese di Roma; REA RM-1404631; capitale sociale €500,00 interamente sottoscritto e versato.

Contatto: 3Sigma s.r.l.s. – Ufficio Privacy; e-mail privacy@menuxs.io; PEC 3sigma@pec.it. L'Ufficio Privacy è un referente organizzativo e non è qualificato come Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD).

2. Quando il ristorante è titolare

Quando consulti il menu di un ristorante, effettui un ordine, salvi un indirizzo o comunichi preferenze al locale, il ristorante indicato nel menu o nella conferma d'ordine determina le finalità del trattamento ed è il referente principale. MenuXS tratta tali dati per fornire la piattaforma secondo le istruzioni del ristorante.

Per esercitare diritti relativi a un ordine o al rapporto con il locale puoi contattare direttamente il ristorante. Se scrivi a MenuXS, trasmetteremo la richiesta al ristorante competente e forniremo l'assistenza prevista dalla legge.

3. Dati trattati

Dati di navigazione e sicurezza: indirizzo IP, data e ora, URL, user agent, eventi tecnici, identificativi di sessione, tentativi di accesso e log antifrode.
Attribuzione pubblicitaria, previo consenso: pagine del funnel merchant visitate, registrazione, avvio checkout, attivazione dell'abbonamento, parametri oppref/obref e identificativi evento pseudonimi.
Account merchant e staff: email, nome, telefono, avatar, ruolo, negozi associati, preferenze, accessi e accettazioni contrattuali.
Dati del negozio: ragione/nome commerciale, contatti, indirizzo, dominio, menu, immagini, impostazioni, dati fiscali e di abbonamento.
Clienti e ordini: nome, email, telefono, indirizzi e coordinate fornite, prodotti, importi, note, stato e storico ordine.
Pagamenti: identificativi e stato della transazione. I dati completi della carta sono raccolti direttamente dal fornitore di pagamento e non sono memorizzati da MenuXS.
Assistenza e comunicazioni: richieste, messaggi, allegati e informazioni necessarie alla risoluzione.
Newsletter/lista d'attesa: email, consenso, data e fonte di iscrizione.
Notifiche: endpoint e chiavi tecniche della push subscription, oppure recapito scelto dal merchant.

Evita di inserire nelle note dati non necessari o categorie particolari di dati. Se comunichi allergie o informazioni sanitarie, fallo solo quando indispensabile alla preparazione dell'ordine e sapendo che saranno ricevute dal ristorante.

4. Finalità e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica
Creare e gestire account, menu, ordini, abbonamenti e assistenza	Esecuzione del contratto o misure precontrattuali
Fatturazione, contabilità e adempimenti normativi	Obbligo legale
Sicurezza, prevenzione abusi, continuità e difesa dei diritti	Legittimo interesse, bilanciato con i diritti degli interessati
Ordini, consegna e gestione clienti per conto del ristorante	Base determinata dal ristorante titolare, normalmente contratto
Newsletter e comunicazioni promozionali MenuXS	Consenso, revocabile in ogni momento
Analytics o marketing tramite strumenti non necessari	Consenso preventivo tramite pannello cookie

5. Modalità e decisioni automatizzate

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e misure volte a garantire riservatezza, integrità e disponibilità. MenuXS non adotta, allo stato, decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici significativi sugli utenti. Eventuali funzionalità AI per importare menu produrranno bozze soggette a verifica umana.

6. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati da personale autorizzato e dai fornitori necessari per hosting, database, storage/CDN, invio email e SMS, pagamenti, notifiche, assistenza, sicurezza, newsletter e funzioni AI. L'elenco pubblico dei sub-responsabili e fornitori indica servizi, località dichiarate, garanzie di trasferimento e configurazioni applicabili.

Il ristorante e i suoi utenti autorizzati ricevono i dati relativi ai propri clienti e ordini. I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità o professionisti quando richiesto dalla legge o necessario per tutelare diritti.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori possono trattare dati in Paesi extra SEE. In tali casi MenuXS applica gli strumenti previsti dagli articoli 44 e seguenti GDPR, come decisioni di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard, e valuta le misure supplementari necessarie. I dettagli dipendono dal fornitore e sono disponibili su richiesta.

8. Conservazione

Account e contenuti operativi: per la durata del servizio; dopo la scadenza, modalità sospesa o sola lettura per 30 giorni per consentire l'esportazione, quindi cancellazione o anonimizzazione dai sistemi attivi entro ulteriori 30 giorni.
Dati fiscali e di fatturazione: per il periodo richiesto dalla normativa applicabile, normalmente 10 anni.
Ordini e profili cliente: secondo le istruzioni e la policy del ristorante; il default applicativo sarà documentato nelle impostazioni.
OTP: 15 minuti o fino al primo utilizzo.
Log di sicurezza: massimo ordinario 12 mesi, salvo incidente o necessità di difesa.
Lead/newsletter: fino alla revoca o, indicativamente, 24 mesi di inattività.
Ticket di assistenza: normalmente 24 mesi dalla chiusura, salvo necessità ulteriore documentata.
File originali e intermedi di importazione AI: eliminati al completamento o alla scadenza del job, con lifecycle tecnica massima configurata a 24 ore. Ogni richiesta OpenRouter impone routing Zero Data Retention; modello, provider effettivo, regione dichiarata e parser PDF sono registrati nell'audit tecnico senza conservare prompt o contenuti estratti nel registro.
Backup: eliminazione mediante normale rotazione entro 90 giorni dalla cancellazione dai sistemi attivi; in caso di ripristino di emergenza le cancellazioni vengono riapplicate.

Le eccezioni per obblighi legali, contestazioni, sicurezza o istruzioni documentate del ristorante sono applicate limitatamente ai dati necessari. Le richieste di cancellazione non sono considerate concluse finché le azioni previste sui sistemi attivi e sui fornitori interessati non risultano registrate.

9. Diritti

Nei casi previsti puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revocare il consenso senza pregiudicare i trattamenti precedenti. Puoi inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Invia la richiesta a privacy@menuxs.io oppure via PEC a 3sigma@pec.it. Potremmo chiedere informazioni ragionevoli per verificare identità e ambito della richiesta. Quando il titolare è il ristorante, collaboreremo con quest'ultimo.

10. Cookie e storage del browser

Il sito e l'app usano cookie o strumenti analoghi per funzioni tecniche e, solo con consenso quando richiesto, per analisi e marketing. Token di sessione, carrello e preferenze possono essere salvati nel browser. Dettagli e controlli sono disponibili nella Cookie Policy e tramite “Preferenze cookie” nel footer.

11. Minori

Il servizio SaaS è destinato a operatori professionali. Gli ordini devono essere effettuati da persone con capacità di concludere il contratto con il ristorante o sotto la responsabilità di chi esercita la responsabilità genitoriale. MenuXS non raccoglie consapevolmente dati di minori per finalità di marketing.

12. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa per evoluzioni del servizio o normative. Indicheremo versione e data e, per modifiche sostanziali, useremo un avviso adeguato.